ZAMAN YÖNETİMİ İÇİN 3 ALTIN ÖNERİ ( Eisenhower Matrisi, Kanban Tekniği, Yapılacak İşler Listesi)

Ne güzel bir cumartesi günü öyle değil mi? Haftanın en azından bir günü kendinizi ayırabiliyor musunuz? Yani en azından haftanın bir günü şöyle gönlünüzce istediğiniz şeyleri yapabildiğiniz vakitler bulabiliyor musunuz? Diyelim ki bunu yapabiliyorsunuz ve o gün de cumartesi günü. Yani şöyle bir haftaya baktığınızda yaşadığınızı hissettiğiniz sadece bir cumartesi günü olduğunu varsayalım. Peki acaba bundan sonrasında önünüzde sağlıklı ve güçlü bir şekilde yaşayabileceğiniz daha kaç cumartesiniz kaldı? Hiç düşündünüz mü? Bazılarınız şunu diyor olabilir. Yav benim hiç kendime ayıracak vaktim yok. Bir sürü iş var ben nerden vakit bulayım da kendime vakit ayırayım. İyi bir planlama ile zamanı daha verimli kullanabilmek ve istediğimiz şeylere vakit ayırabilmek aslında mümkün. Farkında olmadığımız ama en değerli hazinemiz olan zamanı nasıl daha verimli kullanacağımızı ilişkin üç altın ipucunu bu videoda sizlerle paylaşıyorum. Önünde yapılacak bir sürü iş var sen hangisinden başlayacağını bir türlü karar veremiyorsunuz. Oturmuş kara kara düşünüyorsun ya ben ne yapacağım? Nereden başlasam acaba derken düşünmekten gün sona eriyor ve sen tek bir işe dahi başlayamamış oluyorsun. Ya da belki bir şeylerin ucundan tutuyorsun ama o ucundan tuttuğum işler de öyle çok ehemmiyeti olan işler değil. İşte böyle zamanlarda acaba nereden başlasam dediğin zamanlarda hayat kurtarıcı bir teknik olan Eisenhower matrisinden bahsetmek istiyorum. Eski bir general ve eski Amerikan başkanı olan Eisenhower’ın geliştirdiği Eisenhower matrisi diyor ki öncelikli olarak yapacağın işleri bir listele, bir yaz. Önemli önemsiz hepsini yaz. Ardından boş bir kağıdı al ve bu kağıdı büyükçe bir kare çiz. Ardından bu kareyi kendi içinde dört de böl. Böylelikle elinde dört tane kutucuk olacak karenin sol kenarına önemli ve önemli değil başlığı atacağız.

Karenin üst kenarına ise acil ve acil değil başlığı atacağız. Böylelikle elimizde acil ve önemli, acil ve önemli değil, önemli ve acil değil, önemli değil ve acil değil adında dört tane kutucuk olmuş oluyor. Evet, işte bu kutucukları ne için kullanacağız? Bu kutucukları gün içerisinde yapmamız gereken işleri sınıflandırmak ve ne yapacağımıza karar vermek için kullanıyoruz. Yapılacak işler listendeki o işlerin her birini durumuna göre objektif olarak değerlendir ve bu kutulara yerleştir. Yani hangi işler gerçekten önemli ve gerçekten acil, hangileri gerçekten önemli ama çok da aciliyeti yok gibi her bir işi sınıflandır ve bu kutucuklara yaz. Yalnız burada objektif olmaya dikkat et! Yani eğer her yapman gereken iş önemli ve acil kutusundaysa o zaman bu işte bir terslik var demektir. Ya sen objektif olarak değerlendiremiyorsun ya da senden daha büyük bir yerlerde planlamada bir sıkıntı var. Birinci kutudaki işler çok önemli ve çok acil olan işler hemen bunlardan başla. Yani nereden başlasam diye düşünüyordun ya. İşte bu kutudaki işlerden başlayabilirsin. İkinci kutuda ise önemli ancak acil olmayan işler var. İkinci kutudaki işleri ise ne zaman yapacağını mutlaka planla. Yani onlara tarihsel olarak bir hedef koy. Belki şimdi yapmayacaksın ama mutlaka vakit ayır ajandana al. Bakın hayatımızdaki farkı yaratan esas işler aslında ikinci kutudaki işlerdir. Bunlar planlama yapmak olabilir, hedef belirlemek olabilir. Kişisel gelişimin ve ilgili bir takım aktiviteler olabilir. Örneğin kitap okumak gibi. Bunlar hayatımdaki kaliteyi esas yaratan işlerdir.

Bu yüzden bunlara mutlaka ama mutlaka vakit ayırmak gerekir. Üçüncü kutu önemli değil ama acil olan işler. Mesela ne bileyim bir şirkette çalışıyorsak belki acil cevaplanması gereken telefonlar ya da e-postalar olabilir. Bunları mümkün olduğunca başkalarına paslamaya çalış. Yani elinden geldiğince delege et. Dördüncü kutumuz ise önemli değil ve acil değil. Bu kutudaki işleri ise unut gitsin. Daha doğrusu en azından şimdilik unut gitsin. Çünkü bunlara ayıracak vaktimiz şu an için yok. İkinci maddemiz yapılacak işler listesi tutmayı bir alışkanlık haline getirmek. Haftalık ya da günlük olarak yapılacak işler listesi tutuyor musunuz? Yoksa bu konuda hafızanıza mı güveniyorsunuz? Valla ben pek ona güvenmeyin bu aralar derim zira zihnimizde uçuşan on binlerce düşünceyle mutlaka arada unutulan, es geçilen bir şeyler olabilir ve es geçilen şeyler, unutulan şeyler önemli işler olabilir. O yüzden yapılacak işleri listelemek ve hatta bunları önceliklendirmek pek çok çok önemli bir alışkanlık. Ben temizlik yaparken dahi yapacağım işler önce bir listelerim ardından önceliklendirir sıralandırır ve ona göre başlarım. Bizler önceden ajanda tutardık. Ancak şimdilerde zaman değişti ve çok yeni uygulamalar var. Dolayısıyla hayatımızı kolaylaştıran bu uygulamalardan faydalanarak yapılacak işler listesi oluşturabilir. Görevler atayabilir ve bunları önceliklendirebiliriz. Yapılacak işler listesinde hani o herhangi bir maddeyi bitirdiğinizde üzerini çizersiniz ya. Ya da yanına tik atarsınız ya, işte o an ki hissi, o  an ki mutluluğu çok seviyorum. Yani işler bittikçe kendimizi iyi hissediyoruz. Yapılacak işler listesini daha verimli kullanmanızı sağlayacak güzel bir teknik var ki o da bizim üçüncü altında önerimiz olan Kanban tekniği.

Kanban Japonca‘da tahta ya da tabela demek. 1940’larda Toyota’da çalışan bir mühendisin geliştirdiği bir teknik bu. Bu teknikle yapacağımız işleri görselleştirebiliyoruz. Bunun için herhangi bir tahta alıyoruz ya da mantar bir pano ya da belki bir yazılım, bir uygulama düşünebilirsiniz. Bu mantar panoyu üç bölüme ayırıyoruz. Birinci bölümümüz yapılacaklar bölümü. İkinci bölümümüz şu an yapıyorum bölümü, üçüncü bölümümüz ise yaptım bitti bölümü. Yapacağınız bütün işleri post-it’lere yazabilirsiniz ayrı ayrı. Hatta bu post-it’leri önemine göre farklı renklerde seçebilirsiniz. Böylelikle hangi işlere daha önce başlayacağımızı renginden ayırt edebilirsiniz. Yapılacak işler bölümüne post-it’lere yazdığınız işleri yapıştırıyorsunuz. Ardından üzerinde çalışmaya başladığınız işleri teker teker ilgili bölümlere aktarmaya başlıyorsunuz. Böylelikle hem kalmış işleri hem halihazırda yaptıklarınızı hem de bitirdikleriniz görüp motive oluyorsunuz. Bu arada şu anda yapıyorum bölümünü çok kalabalık tutmamaya çalışın. Çünkü aynı anda çok fazla işi birlikte verimli şekilde yürütemiyoruz aslında. Burada yaptım bitti bölümü de çok önemli bir bölüm. Çünkü burada aslında bitmiş olan işlerimizi görüyoruz ve zihnimize görsel yoldan bunun bilgisini yolluyoruz. Bunu yapmadığımız takdirde çoğu zaman zihnimizde o veri, o dosya hala işlemeye devam ediyor ve sistemi zorluyor. O yüzden bitenleri görmek her zaman zihni iyi gelir. Post-it’lerle ve tahtalarla uğraşmak istemiyorum diyorsan kanban tekniğini çeşitli yazılımlar ya da mobil uygulamalar aracılığıyla edinebilirsin. Kişisel gelişim ve psikoloji ile ilgili her hafta 2 yeni video öğrettiğimiz kalacağımıza abone olarak, yorum yazarak ve videoyu beğenerek bize destek verirsen mutlu oluruz.

Hoşça kal.